これから勉強会を計画されている方必見！
勉強会の目的設定から時間割、主催して分かった注意点をお伝えします！
なぜ今勉強会が必要なのか！勉強会のニーズをおさらい！
さわりに、プラントエンジニアについて、説明します。
プラント建設は1案件が完了するまでに約3年という長めの期間がかかります。
ものごとを覚えていくうえで、1回目は初めてで手探り、2回目はやったことあるけど自信ないな、3回目でやっと一人でできるようになる、という経験ありませんか。
これをプラント建設に置き換えると、1サイクルが完了するだけで3年、3サイクルで9年という長い歳月がかかります。
あくまでこれは最短であり、必ずしもプロジェクトの初めから終わりまで担当することは稀で、さらに都合よくプロジェクトが遂行されているわけでません。
このプラント建設に3年かかるのは、複雑な工程となっているからで、全体像の把握が難しい由縁です。
よって、携わる仕事というのは、プロジェクトの部分的にならざるを得ず、全体像がよくわからないまま目の前の仕事に励むだけになることがあります。
ここまでがプラント特有の話ですが、一般的にも以下の問題があります。
・エンジニアの高年齢化が進み、技術が途絶えるリスク
・管理職と若手の間となる、中堅の人員不足
・教育者不足し若手の指導がおろそかになり、育たないという悪循環
さらに昨今のコロナの影響で、飲み会など懇親会も開催できず、若手との交流が不足していました。
ですので、プラントエンジニアリングに関わらず、本ブログの勉強会実例は参考になると思いますので、ぜひご覧ください。
これらを解決すべく、社内の若手勉強会を立ち上げ、実践しましたので、紹介したいと思います。
勉強会の目的を掲げ、同じ方向を向こう！
勉強会の目的として以下3点を掲げました。
これは企業における、企業理念のようなもので主催者側、受講側のどちらにもメリットあるわかりやすいものを設定することをお勧めします。
- １．基礎知識および業務ノウハウの習得
- ２．若手の発表の場の提供
- ３．技術継承のシステム化
まず、１．基礎知識および業務ノウハウの習得に関しましては、勉強の目的として当たり前ですが、知識の習得だけでなく、先輩社員の教科書には載っていない仕事のコツを伝える場としたいと考えました。
従来であれば、若手の仕事ぶりを見て、不足している部分をアドバイスして伝えていましたが、中堅の不在により細かい指導されることがないまま、自身も中堅となります。
そして教わってこないから、教えられない、教えなくてもよいと考える風潮があるように感じています。
飲み会もないので、良くも悪くもダメだしする機会もないので、業務ノウハウ、気構えを伝える場が失われていると考えています。
2つ目に、若手の発表の場の提供となります。
若手のうちは言われた業務をこなすだけになりがちで、会議の主催を任されることもなく、せいぜい資料のアウトプットに留まっていると思います。
勉強会の場でこれまでの業務や習得したことをアウトプットすることで、頭の整理になると考えるのです。教えることが一番勉強になると、よく言われています。
さらにプレゼンの経験になり、この2番目が一番効果を期待するところです。
3つ目は、技術継承のシステム化ということで、勉強会が習慣化すれば、社内の教えあう雰囲気の改善、勉強会を通じた人脈の形成により、長期的に見て社内の技術力UPに貢献することが期待されます。
これらの目的を掲げることで、勉強会を開催する大義名分ができ、周りの目を気にせず、突き進めるのではないでしょうか。（勉強会主催しようとすると、マジメちゃんとかイキっているように見られがちで、このように見る否定派も少数いるかもしれません）
勉強会で目指すレベルも設定し、イメージを膨らませる！
では、次に勉強会を実施することにより、目指すレベルです。
- １．自身で工程を立案し、管理できる
- ２．DR（設計検証）会議を主催できる
- ３．若手に指導できる
１つ目の、工程立案、管理ですが、仕事とはミッションを達成することと考えますが、達成までに実行動レベルまでブレイクする思考が必要です。
そのブレイクした行動を順序だてて並び替え、現実的な計画を立てる必要があります。
これが工程作成の能力となります。
さらに重要なことは、工程を自分で管理することです。
日々、工程表を睨みながら、遅延がないか把握することから始まり、遅延した場合はどのようにキャッチアップし、結果的に工程通りに達成するかという能力を身に着けて欲しいと思っています。
２つ目はDR会議の主催ですが、これは、ある課題に対し、問題点の原因を分析し、達成するための手法を立案したのち、設計検証するDR会議で方針決定までをできることを期待しています。
一連の過程でさえ奥が深いですが、エンジニアリングの醍醐味とも言える部分です。
DR会議の議事録を作成して、検討記録を残すとともに、次工程のための方針決定するまでを確実に身に着けさせたいのです。
3つ目の指導については、勉強会を通して、基礎レベル、応用レベルとして身に着けるべき事柄をしっかり把握し、若手に対する伝え方を講師の良い面を盗み、悪い面を反面教師にして身に着けて欲しいです。
私が実践している勉強会の内容を徹底解説！
いよいよ、勉強会の設定と内容を説明してきます。
- １．頻度 月1回（2時間）
- ２．対象 10年未満 → 5年未満若手社員
- ３．時間割 1時間：先輩講師、30分×2人：若手社員発表
- ４．内容 業務の本質、全体像
- ５．アンケート
それでは、詳しく紹介します。
頻度に関しては、月1回の各2時間で設定しました。定時内で実施します。
曜日を固定し、先に半年ほどの予定を決め、各員の日程調整と会議室も手配しておきます。
通常の業務に支障がないように考えると、準備も考慮しこれくらいが適正と判断しています。
2つ目の参加対象に関しては、当初、空白の世代の後の10年未満を対象に開催しておりました。
結果として、若手には勉強になることでも年長者にとっては当たり前の内容も扱うことがあるので、幅が広すぎることがわかりました。
現在では、入社5年目までを必須、それ以上は任意参加として開催しており、年長者には質問というよりは適宜ご意見番としても参加してもらっています。
3つ目の時間割に関しては、前半1時間程度を先輩社員の発表とし、専門知識の講義や先輩ならではの仕事のやり方やコツを紹介してもらいます。
後半１時間は若手社員による発表で30分×2人分としています。
若手のアウトプットの場として、直近で担当している業務や学んだ専門知識を若手同士内で共有してもらいます。
特に若手は他の人がなにやっているかわかりませんので、知識を広げるとともに、自分の業務レベル（難しいことをしているのか、簡単な仕事なのか）を図る機会にもなっているようです。
最後に内容ですが、大きく2つのことを意識しています。
業務の本質：目的設定、計画、行動、この3本柱を意識し、ミッションンの大小に関わらず、使えることを繰り返し織り込んで伝えいています。
この内容は、本ブログでもお伝えしているところです。
全体像：プラントエンジニアリングは冒頭で説明した通り、プロジェクトの期間が長く、それは他分野に広範囲にわたり、複雑だからです。
その中で、担当する業務は一パーツとなるため、何のためにしてる仕事かわからないというか、実感がわかないことになります。
そこで、プラント全体、業務範囲、工程に関して、全体像を開設し、その中であなたの業務はこの部分と丁寧に説明するようにしています。
たとえ話をさせてもらうと、ジグソーパズルを作るときに、見本の完成図を見て作るのが普通の手法と思いますが、見本なしで作ろうとしているのが、今の若手社員の実態なのです。
5つ目のアンケートですが、勉強会を継続するうえでブラッシュアップは必要と考えます。
参加者の意見を取り入れより良く改善するにあたり、アンケートを取ることがあると思います。
しかしながら、勉強会で時間を削がれ、事後アンケートに時間を削がれるとしんどくなると考えました。
そこで、講義中に気になることや、感想を随時書いてもらい、場合によっては講義終盤で、そのシートを用いて感想を発表してもらっています。
主催して分かった落とし穴と改善策！
私が主催して1年たちました。上記実践内容の先輩講師の1時間発表もほぼ私が担当しています。
経験を通して分かったことと、反省点を共有します。
- １．勉強会は意味がない
- ２．情報よりも情熱
- ３．具体的に！たとえ話を交える
- ４．中堅社員は教え方を学ぶ場
- ５．Web会議をフル活用
いきなり矛盾したことを挙げましたが、勉強会は意味がない面があります。
自分自身が研修を受けさせられた経験を想像して欲しいのですが、受動的に受けた研修って身についてなくないですか？
自腹を払っていったセミナーなどは元を取ってやろうって、集中して聞きますが、やらされている授業はなかなか興味持つのが難しいです。
自分から質問して回答が欲しい、位でないと身につかないようです。
逆に発表の合間にこちらから質問を投げかけて、わからなかった、恥ずかしいとか、急に質問くるから注意して聞いておこう、くらいのプレッシャーをかけるテクニックを使っています。
2つ目は、情報よりも情熱と題しましたが、情報を上から下へ縦の流れがあり、若手同士横の流れがあります。その若手がその次の若手へ情報を循環させてくれます。
しかし、勉強会が意味がないと言ったとおり、効果はいま一つです。
では、なぜ勉強会を続けるかといえば、講義を通して発表者の熱意を届けるためです。自分はこれだけのことをやった、若手にどんどん成長して欲しい、この熱い思いを受け渡し、循環して欲しいのです！
自分では気づかなかったですが、他の先輩社員の発表を聞き、影響を受ける若手社員を客観的に見て、そのことに気が付きました。
プレゼンの極意に、感情を乗せろ、というのがあります。まさにその通りだと思いました。
3つ目は、たとえ話を交えたり、具体例を挙げることです。
業務ノウハウの目的、計画、行動は私にとっては当たり前ですが、その思いやとらえ方は人それぞれです。
具体的な業務の実例を出してあげることで、理解度が格段に上がるようです。
プラント（工場）を、人体に例え説明したときは、わかりやすいと好評を得ました。
4つ目は、中堅社員は教え方を学ぶ場、ということで、中堅にとっては復習になっていることが多かったです。
前向きにとらえると、不足した部分があれば補い、次に自分が若手に教えることをイメージしながら聞くことで、説明の仕方やより良い工夫を考えて身につくことを期待しています。
それ知っているわ、で終わらせるのはもったいないと思っています。
5つ目は、Wｅｂ会議についてです。
コロナの影響で在宅勤務が普及しました。
Ｗｅｂ会議が流通したことで、会議室がいっぱいでも自席で参加できたり、自宅でも参加できるので、開催の制約が小さくなりました。
現在、他部署からも参加者が急増中ですが、他部署の方はWｅｂで参加など、融通が利き、多人数の参加での不都合なく開催できています。
そして最大のメリットは、勉強会を録画しているので、参加できなくてもあとで視聴することができますし、今後の新入社員も見ることができるので、財産としての残ることが大きいと思います。
若手勉強会のまとめ
若手勉強会を主催し、講義をした感想を述べます。
めちゃめちゃ自分のためになりました。
アウトプットが効果的とは述べましたが、自分自身の頭の整理、伝える練習になり、物事の理解が深まりました。
さらにプレゼンの練習になり、人前で話すことへの抵抗が和らぎ、盛り上げるために聴衆に話題を振るなどのテクニックも試すことができました。
誰もやらなかったことを実践し、新しいことに挑戦する自信につながりました。
そしてついでに、周りからの評価も上がったと思います。
自分がやりたいと感じ、一応誰かのためという大義名分をかかげられたら、すんなり実行できることがわかりました。
このブログを読んで、あなたの後押しができたら幸いです。
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